¿Es usted una persona organizada, detallista y cómoda hablando de dinero? ¿Le gusta que los números cuadren, que las cuentas estén al día y que nada se quede pendiente? ¿Disfruta dar seguimiento a clientes, resolver problemas relacionados con pagos y mantener todo en perfecto orden? Buscamos a una persona que encuentre satisfacción en actualizar estados de cuenta, dar seguimiento a facturas pendientes, realizar llamadas de cobranza con profesionalismo y ayudar a que el despacho mantenga un flujo de efectivo saludable. Esta posición es ideal para alguien que disfruta trabajar con números, llevar control de múltiples detalles y obtener respuestas cuando la información hace falta. Si usted es de esas personas que sienten tranquilidad cuando todo está organizado, documentado y conciliado correctamente, es posible que esta posición sea para usted. Responsibilities: Responsabilidades Principales Facturación y Control Financiero • Mantener estados de cuenta de clientes precisos y actualizados en todos los sistemas de la empresa. • Aplicar pagos y actualizar los registros financieros de los clientes dentro de las 24 a 48 horas posteriores a su recepción. • Procesar reembolsos, ajustes de pagos y resolver discrepancias financieras. • Dar seguimiento a todos los planes de pago de clientes y asegurar que los registros reflejen correctamente su estado actual. • Aplicar cargos por mora a cuentas vencidas de acuerdo con las políticas del despacho. • Garantizar que la información financiera sea consistente entre QuickBooks y las plataformas de pago utilizadas por la empresa. • Preparar resúmenes semanales de facturación para revisión de la gerencia. Gestión de Cuentas y Cobranza • Generar reportes semanales de antigüedad de saldos (A/R Aging) e identificar cuentas vencidas o en riesgo. • Mantener un registro maestro de cuentas por cobrar con el estado actualizado de cada cuenta de cliente. • Dar seguimiento proactivo a saldos pendientes mediante llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos. • Contactar directamente a clientes para resolver dudas relacionadas con facturación, pagos pendientes y planes de pago. • Gestionar la cobranza de cuentas vencidas de manera profesional, respetuosa y consistente. • Documentar todas las comunicaciones y gestiones de cobranza en los sistemas correspondientes. • Negociar y coordinar acuerdos de pago autorizados conforme a las políticas del despacho. • Monitorear promesas de pago y dar seguimiento hasta la resolución de cada cuenta. • Escalar cuentas complejas, sensibles o de alto riesgo a la gerencia cuando corresponda. • Informar a los equipos legales y de ventas cuando la situación financiera de un cliente pueda afectar el avance de su caso. • Mantener una tasa alta de seguimiento, asegurando que ninguna cuenta vencida quede sin contacto o sin un plan de acción documentado. • Identificar tendencias recurrentes en pagos atrasados y proponer soluciones para mejorar la recuperación de cuentas por cobrar. Flujo de Efectivo y Visibilidad Financiera • Mantener una proyección continua de flujo de efectivo para las próximas cuatro semanas, actualizada semanalmente. • Comparar los cobros esperados con los cobros reales e identificar discrepancias. • Detectar riesgos para el flujo de efectivo basándose en tendencias de cobranza y comportamiento de pago de los clientes. • Mantener una visión precisa y en tiempo real de los cobros y saldos pendientes, asegurando que toda la información financiera sea confiable y esté actualizada. Deberá poder informar con claridad y en cualquier momento: • Total recaudado (diario, semanal y mensual). • Total de cuentas por cobrar pendientes y antigüedad de saldos.¿ • Qué clientes están al corriente, atrasados o en riesgo de incumplimiento. Preparar y presentar reportes internos semanales de facturación y cuentas por cobrar para la gerencia, incluyendo: • Total de pagos recibidos (semanal y acumulado del mes). • Resumen de cuentas por cobrar y antigüedad de saldos. • Estado de los seguimientos asignados a la Asistente Administrativa. • Mantenimiento de registros organizados y listos para auditoría que respalden reportes financieros precisos. Apoyo en Nómina • Recopilar información relacionada con la nómina (horas trabajadas, reembolsos y bonos) y entregarla al CEO dentro de los plazos establecidos. Gestión de Procesos • Realizar auditorías periódicas de los procesos de facturación y cuentas por cobrar para garantizar su exactitud. • Documentar procedimientos paso a paso de facturación y cobranza en el Manual Interno de Operaciones. • Identificar ineficiencias y proponer mejoras que aumenten la velocidad, claridad y precisión de los procesos. • Garantizar que los flujos de trabajo entre el Especialista de Facturación y Cobros y la Asistente Administrativa sean claros, repetibles y se sigan de manera consistente. Coordinación con Contador y Tenedor de Libros • Garantizar que el contador y el tenedor de libros tengan acceso completo, preciso y oportuno a toda la información relacionada con facturación y pagos. • Conciliar registros internos con QuickBooks y plataformas de pago para prevenir discrepancias. • Identificar y resolver inconsistencias antes de que lleguen al contador o tenedor de libros. • Responder oportunamente a solicitudes de documentación o aclaraciones financieras. • Participar en reuniones periódicas con el contador, el tenedor de libros y la gerencia para asegurar la alineación de los sistemas financieros. Integridad de Datos y Responsabilidad • Garantizar que ningún pago permanezca sin aplicarse por más de 48 horas. • Mantener registros listos para auditoría, permitiendo rastrear y verificar cualquier transacción fácilmente. • Actuar como la primera línea de control para la precisión de la facturación, detectando errores antes de revisiones externas. • Garantizar que todas las facturas, saldos y estados de pago se mantengan actualizados y alineados con los pagos reales. • Resolver discrepancias en cuentas de clientes mediante conciliaciones oportunas. • Gestionar comunicaciones con clientes para asegurar la recuperación rápida de saldos vencidos. • Mantener registros completos de transacciones de cuentas por cobrar para fines de auditoría y reportes financieros. • Colaborar con el equipo financiero para optimizar procesos de cobranza y aumentar la productividad. • Registrar y verificar correctamente todos los pagos recibidos en las plataformas financieras correspondientes. Key Responsibilities Billing & Financial Control • Maintain accurate and up-to-date client account statements across all company systems. • Apply payments and update client financial records within 24 to 48 hours of receipt. • Process refunds and payment adjustments, and resolve financial discrepancies. • Monitor all client payment plans and ensure records accurately reflect their current status. • Apply late fees to overdue accounts in accordance with firm policies. • Ensure financial data consistency between QuickBooks and the payment platforms used by the company. • Prepare weekly billing summaries for management review. Account Management & Collections • Generate weekly Accounts Receivable (A/R) aging reports and identify overdue or at-risk accounts. • Maintain a master accounts receivable log with the current status of each client account. • Proactively follow up on outstanding balances via phone calls, text messages, and emails. • Contact clients directly to resolve inquiries regarding billing, outstanding payments, and payment plans. • Manage the collection of overdue accounts in a professional, respectful, and consistent manner. • Document all communications and collection efforts in the appropriate systems. • Negotiate and coordinate authorized payment agreements in accordance with firm policies. • Monitor promises to pay and follow up until each account is resolved. • Escalate complex, sensitive, or high-risk accounts to management when appropriate. • Inform legal and sales teams when a client's financial situation may impact the progress of their case. • Maintain a high follow-up rate, ensuring no overdue accounts go without contact or a documented action plan. • Identify recurring trends in late payments and propose solutions to improve accounts receivable recovery. Cash Flow & Financial Visibility • Maintain a rolling four-week cash flow forecast, updated weekly. • Compare expected versus actual collections and identify discrepancies. • Detect cash flow risks based on collection trends and customer payment behavior. • Maintain an accurate, real-time view of collections and outstanding balances, ensuring all financial information is reliable and up to date. Must be able to clearly report the following at any time: • Total collected (daily, weekly, and monthly). • Total outstanding accounts receivable and balance aging. • Customer status: current, overdue, or at risk of default. Prepare and present weekly internal billing and accounts receivable reports for management, including: • Total payments received (weekly and month-to-date). • Accounts receivable summary and balance aging. • Status of follow-ups assigned to the Administrative Assistant. • Maintenance of organized, audit-ready records supporting accurate financial reports. Payroll Support • Gather payroll-related information (hours worked, reimbursements, and bonuses) and submit it to the CEO within established deadlines. Process Management • Conduct periodic audits of billing and accounts receivable processes to ensure accuracy. • Document step-by-step billing and collections procedures in the Internal Operations Manual. • Identify inefficiencies and propose improvements to enhance process speed, clarity, and precision. • Ensure that workflows between the Billing and Collections Specialist and the Administrative Assistant are clear, repeatable, and consistently followed. Coordination with Accountant & Bookkeeper • Ensure the accountant and bookkeeper have full, accurate, and timely access to all billing and payment-related information. • Reconcile internal records with QuickBooks and payment platforms to prevent discrepancies. • Identify and resolve inconsistencies before they reach the accountant or bookkeeper. • Respond promptly to requests for documentation or financial clarifications. • Participate in periodic meetings with the accountant, bookkeeper, and management to ensure financial system alignment. Data Integrity & Accountability • Ensure no payment remains unapplied for more than 48 hours. • Maintain audit-ready records, allowing for easy tracking and verification of any transaction. • Act as the first line of control for billing accuracy, detecting errors prior to external reviews. • Ensure all invoices, balances, and payment statuses remain up-to-date and aligned with actual payments. • Resolve client account discrepancies through timely reconciliations. • Manage client communications to ensure the prompt recovery of overdue balances. • Maintain comprehensive records of accounts receivable transactions for audit and financial reporting purposes. • Collaborate with the finance team to optimize collection processes and increase productivity. Correctly record and verify all payments received on the corresponding financial platforms. Qualifications: Requisitos • Dominio fluido del inglés y español, tanto verbal como escrito. • Excelente atención al detalle y sólidas habilidades organizativas. • Comprensión sólida de conceptos contables, incluyendo conciliaciones, registros financieros, cuentas por cobrar y la relación entre facturación, cobros y reportes financieros. • Mínimo un año de experiencia en facturación, cobranza o cuentas por cobrar. • Manejo competente de Excel y programas de contabilidad. Requirements • Fluency in English and Spanish, both spoken and written. • Excellent attention to detail and strong organizational skills. • Solid understanding of accounting concepts, including reconciliations, financial records, accounts receivable, and the relationship between invoicing, collections, and financial reporting. • At least one year of experience in invoicing, collections, or accounts receivable. • Proficiency in Excel and accounting software. Compensation: $20 - $23 hourly

• Responsabilidades PrincipalesFacturación y Control Financiero • Mantener estados de cuenta de clientes precisos y actualizados en todos los sistemas de la empresa. • Aplicar pagos y actualizar los registros financieros de los clientes dentro de las 24 a 48 horas posteriores a su recepción. • Procesar reembolsos, ajustes de pagos y resolver discrepancias financieras. • Dar seguimiento a todos los planes de pago de clientes y asegurar que los registros reflejen correctamente su estado actual. • Aplicar cargos por mora a cuentas vencidas de acuerdo con las políticas del despacho. • Garantizar que la información financiera sea consistente entre QuickBooks y las plataformas de pago utilizadas por la empresa. • Preparar resúmenes semanales de facturación para revisión de la gerencia.Gestión de Cuentas y Cobranza • Generar reportes semanales de antigüedad de saldos (A/R Aging) e identificar cuentas vencidas o en riesgo. • Mantener un registro maestro de cuentas por cobrar con el estado actualizado de cada cuenta de cliente. • Dar seguimiento proactivo a saldos pendientes mediante llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos. • Contactar directamente a clientes para resolver dudas relacionadas con facturación, pagos pendientes y planes de pago. • Gestionar la cobranza de cuentas vencidas de manera profesional, respetuosa y consistente. • Documentar todas las comunicaciones y gestiones de cobranza en los sistemas correspondientes. • Negociar y coordinar acuerdos de pago autorizados conforme a las políticas del despacho. • Monitorear promesas de pago y dar seguimiento hasta la resolución de cada cuenta. • Escalar cuentas complejas, sensibles o de alto riesgo a la gerencia cuando corresponda. • Informar a los equipos legales y de ventas cuando la situación financiera de un cliente pueda afectar el avance de su caso. • Mantener una tasa alta de seguimiento, asegurando que ninguna cuenta vencida quede sin contacto o sin un plan de acción documentado. • Identificar tendencias recurrentes en pagos atrasados y proponer soluciones para mejorar la recuperación de cuentas por cobrar.Flujo de Efectivo y Visibilidad Financiera • Mantener una proyección continua de flujo de efectivo para las próximas cuatro semanas, actualizada semanalmente. • Comparar los cobros esperados con los cobros reales e identificar discrepancias. • Detectar riesgos para el flujo de efectivo basándose en tendencias de cobranza y comportamiento de pago de los clientes. • Mantener una visión precisa y en tiempo real de los cobros y saldos pendientes, asegurando que toda la información financiera sea confiable y esté actualizada.Deberá poder informar con claridad y en cualquier momento: • Total recaudado (diario, semanal y mensual). • Total de cuentas por cobrar pendientes y antigüedad de saldos.¿ • Qué clientes están al corriente, atrasados o en riesgo de incumplimiento.Preparar y presentar reportes internos semanales de facturación y cuentas por cobrar para la gerencia, incluyendo: • Total de pagos recibidos (semanal y acumulado del mes). • Resumen de cuentas por cobrar y antigüedad de saldos. • Estado de los seguimientos asignados a la Asistente Administrativa. • Mantenimiento de registros organizados y listos para auditoría que respalden reportes financieros precisos.Apoyo en Nómina • Recopilar información relacionada con la nómina (horas trabajadas, reembolsos y bonos) y entregarla al CEO dentro de los plazos establecidos.Gestión de Procesos • Realizar auditorías periódicas de los procesos de facturación y cuentas por cobrar para garantizar su exactitud. • Documentar procedimientos paso a paso de facturación y cobranza en el Manual Interno de Operaciones. • Identificar ineficiencias y proponer mejoras que aumenten la velocidad, claridad y precisión de los procesos. • Garantizar que los flujos de trabajo entre el Especialista de Facturación y Cobros y la Asistente Administrativa sean claros, repetibles y se sigan de manera consistente.Coordinación con Contador y Tenedor de Libros • Garantizar que el contador y el tenedor de libros tengan acceso completo, preciso y oportuno a toda la información relacionada con facturación y pagos. • Conciliar registros internos con QuickBooks y plataformas de pago para prevenir discrepancias. • Identificar y resolver inconsistencias antes de que lleguen al contador o tenedor de libros. • Responder oportunamente a solicitudes de documentación o aclaraciones financieras. • Participar en reuniones periódicas con el contador, el tenedor de libros y la gerencia para asegurar la alineación de los sistemas financieros.Integridad de Datos y Responsabilidad • Garantizar que ningún pago permanezca sin aplicarse por más de 48 horas. • Mantener registros listos para auditoría, permitiendo rastrear y verificar cualquier transacción fácilmente. • Actuar como la primera línea de control para la precisión de la facturación, detectando errores antes de revisiones externas. • Garantizar que todas las facturas, saldos y estados de pago se mantengan actualizados y alineados con los pagos reales. • Resolver discrepancias en cuentas de clientes mediante conciliaciones oportunas. • Gestionar comunicaciones con clientes para asegurar la recuperación rápida de saldos vencidos. • Mantener registros completos de transacciones de cuentas por cobrar para fines de auditoría y reportes financieros. • Colaborar con el equipo financiero para optimizar procesos de cobranza y aumentar la productividad. • Registrar y verificar correctamente todos los pagos recibidos en las plataformas financieras correspondientes.Key ResponsibilitiesBilling & Financial Control • Maintain accurate and up-to-date client account statements across all company systems. • Apply payments and update client financial records within 24 to 48 hours of receipt. • Process refunds and payment adjustments, and resolve financial discrepancies. • Monitor all client payment plans and ensure records accurately reflect their current status. • Apply late fees to overdue accounts in accordance with firm policies. • Ensure financial data consistency between QuickBooks and the payment platforms used by the company. • Prepare weekly billing summaries for management review.Account Management & Collections • Generate weekly Accounts Receivable (A/R) aging reports and identify overdue or at-risk accounts. • Maintain a master accounts receivable log with the current status of each client account. • Proactively follow up on outstanding balances via phone calls, text messages, and emails. • Contact clients directly to resolve inquiries regarding billing, outstanding payments, and payment plans. • Manage the collection of overdue accounts in a professional, respectful, and consistent manner. • Document all communications and collection efforts in the appropriate systems. • Negotiate and coordinate authorized payment agreements in accordance with firm policies. • Monitor promises to pay and follow up until each account is resolved. • Escalate complex, sensitive, or high-risk accounts to management when appropriate. • Inform legal and sales teams when a client's financial situation may impact the progress of their case. • Maintain a high follow-up rate, ensuring no overdue accounts go without contact or a documented action plan. • Identify recurring trends in late payments and propose solutions to improve accounts receivable recovery.Cash Flow & Financial Visibility • Maintain a rolling four-week cash flow forecast, updated weekly. • Compare expected versus actual collections and identify discrepancies. • Detect cash flow risks based on collection trends and customer payment behavior. • Maintain an accurate, real-time view of collections and outstanding balances, ensuring all financial information is reliable and up to date.Must be able to clearly report the following at any time: • Total collected (daily, weekly, and monthly). • Total outstanding accounts receivable and balance aging. • Customer status: current, overdue, or at risk of default.Prepare and present weekly internal billing and accounts receivable reports for management, including: • Total payments received (weekly and month-to-date). • Accounts receivable summary and balance aging. • Status of follow-ups assigned to the Administrative Assistant. • Maintenance of organized, audit-ready records supporting accurate financial reports.Payroll Support • Gather payroll-related information (hours worked, reimbursements, and bonuses) and submit it to the CEO within established deadlines.Process Management • Conduct periodic audits of billing and accounts receivable processes to ensure accuracy. • Document step-by-step billing and collections procedures in the Internal Operations Manual. • Identify inefficiencies and propose improvements to enhance process speed, clarity, and precision. • Ensure that workflows between the Billing and Collections Specialist and the Administrative Assistant are clear, repeatable, and consistently followed.Coordination with Accountant & Bookkeeper • Ensure the accountant and bookkeeper have full, accurate, and timely access to all billing and payment-related information. • Reconcile internal records with QuickBooks and payment platforms to prevent discrepancies. • Identify and resolve inconsistencies before they reach the accountant or bookkeeper. • Respond promptly to requests for documentation or financial clarifications. • Participate in periodic meetings with the accountant, bookkeeper, and management to ensure financial system alignment.Data Integrity & Accountability • Ensure no payment remains unapplied for more than 48 hours. • Maintain audit-ready records, allowing for easy tracking and verification of any transaction. • Act as the first line of control for billing accuracy, detecting errors prior to external reviews. • Ensure all invoices, balances, and payment statuses remain up-to-date and aligned with actual payments. • Resolve client account discrepancies through timely reconciliations. • Manage client communications to ensure the prompt recovery of overdue balances. • Maintain comprehensive records of accounts receivable transactions for audit and financial reporting purposes. • Collaborate with the finance team to optimize collection processes and increase productivity. Correctly record and verify all payments received on the corresponding financial platforms.