Job Description

FONCTIONS

Travaillant à San Francisco, le titulaire de ce poste relèvera du directeur, Services administratifs et installations, New York et San Francisco, travaillant à New York, et indirectement du directeur général, Placements internationaux et chef du bureau de San Francisco. Vous dirigerez l’ensemble des activités, des procédures et des processus quotidiens du bureau d’Investissements RPC à San Francisco, et créerez une culture chaleureuse et engageante au sein du bureau, représentative de nos principes directeurs en matière d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendement pour soutenir le succès de nos professionnels en placement.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

SERVICES ADMINISTRATIFS ET INSTALLATIONS

• Gestion au quotidien de l’ensemble des fonctions et des problèmes opérationnels liés aux installations, notamment :
  • Services de réception et de standardisation
  • Gestion des stocks de fournitures de bureau, de cartes professionnelles et de papeterie
  • Gestion des exigences en matière d’espace de bureau, des réparations et de l’entretien de l’espace et du mobilier, ainsi que de l’accès aux bureaux
  • Gestion de la réservation des salles de réunion et du soutien qui s’y rapporte (y compris la restauration)
  • Participation à l’organisation des déplacements et l’administration locale des cartes de crédit d’entreprise Amex
  • Conception et l’exécution de programmes conformes aux exigences en matière de santé et sécurité de l’État et aux normes d’Investissements RPC, afin d’assurer un milieu de travail sécuritaire pour les employés, les invités et les actifs
  • Gestion de l’environnement de la salle informatique locale pour assurer le fonctionnement continu de l’infrastructure de réseau essentielle d’Investissements RPC; générer les rapports pour assurer la conformité aux lignes directrices en matière d’accès
• Gestion des relations avec les fournisseurs; la négociation des prix et des contrats pour l’ensemble des fournitures et services destinés aux services administratifs et aux installations, et la supervision des fournisseurs et des fournisseurs de services afin d’assurer la conformité aux contrats, aux politiques et aux procédures
• Respect du budget d’exploitation des Services administratifs et installations pour le bureau de San Francisco
• Participation à l’équipe mondiale Services administratifs et installations, y compris en assurant la liaison avec l’équipe de Toronto pour veiller au respect et à la coordination des systèmes, procédures et processus
• Collaboration à des projets spéciaux, au besoin

GESTION DU PERSONNEL ET DES RELATIONS

• Soutien aux collègues des bureaux de San Francisco, en participant à la gestion du calendrier, en organisant les demandes et en gérant la logistique liée aux réunions et aux événements internes et externes
• Assistance aux RH lors de l’accueil des nouveaux employés
• Collaboration avec le service Affaires publiques et communications dans la mise en œuvre d’initiatives à l’échelle d’Investissements RPC
• Collaboration avec le directeur général, Placements internationaux et chef du bureau de San Francisco dans l’exécution d’activités et de programmes d’amélioration des initiatives culturelles
• Participation à des projets spéciaux, au besoin

Qualifications

• Plus de cinq ans d’expérience dans des services administratifs ou d’installations pour le bureau (exploitation, maintenance, sécurité et entretien ménager), de préférence dans des sociétés des secteurs financier, bancaire ou juridique
• Diplôme collégial ou universitaire, de préférence
• Expérience de coordination avec des bureaux satellites, un atout
• Aptitude exceptionnelle en communication (à l’oral et à l’écrit)
• Capacité éprouvée à établir des relations en favorisant des liens de confiance et des rapports avec les parties prenantes, tout en faisant preuve de discrétion, de diplomatie et de tact
• Solides capacités de résolution de problèmes et capacité à lancer et à mettre en œuvre de façon proactive des idées pour permettre d’atteindre les objectifs d’affaires
• Souplesse, bon sens de l’organisation, capacité à travailler efficacement sous pression en respectant des délais serrés, tout en produisant un travail de haute qualité en temps opportun
• Sens exceptionnel du détail et excellentes capacités d’évaluation, grand professionnalisme et intégrité absolue
• Capacité à travailler des heures irrégulières en fonction des responsabilités du poste (p. ex., urgences, maintenance hors des heures normales de travail)
• Capacité éprouvée à travailler et à prendre des décisions de manière autonome ainsi qu’à travailler efficacement dans un environnement axé sur l’équipe
• Maîtrise des applications Microsoft Office (p. ex., Word, Excel, PowerPoint); connaissance approfondie de PowerPoint, un atout
• Capacité à incarner nos principes directeurs en matière d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendemen

Additional Information

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À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.

Aux termes de la San Francisco Fair Chance Ordinance, nous évaluerons la candidature de toute personne qualifiée ayant un dossier d’arrestation ou de condamnation.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.

NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE D’INCLUSION ET DE DIVERSITÉ :

En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y répondre.

AVERTISSEMENT :

RPC Investissements n’accepte pas les curriculum vitæ acheminés par les agences de placement, les chasseurs de têtes ou les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels il n’a pas conclu d’entente contractuelle formelle. Nos ententes de services de recrutement visent à répondre à des besoins précis et ne s’appliquent pas au présent avis ni aux offres d’emploi affichées sur le site Web. Tout CV ou renseignement reçu d’un fournisseur qui n’est pas autorisé par RPC Investissements à envoyer des CV pour le présent avis ou le site Web sera considéré comme non sollicité et ne sera pas examiné.  RPC Investissements ne rémunère pas les recommandations ni les placements et ne verse pas d’honoraires lorsqu’il reçoit des CV ou des renseignements non sollicités.

MANDATORY VACCINE POLICY

Effective November 1, 2021, all employees in the Toronto, New York and San Francisco offices will be required to be vaccinated against COVID-19. Accommodations to this policy will be made for medical or other protected grounds. Please contact us to discuss any accommodation needs.